Voor het maken van een draaiboek voor jullie bruiloft hoef je geen ervaren project manager of weddingplanner te zijn. Maar het is wel verstandig er even goed voor te gaan zitten. Een goed doordacht draaiboek voorkomt dat jullie op de trouwdag zelf moeten nadenken over de planning, of erger: dat er onvoldoende tijd is voor de onderdelen die jullie belangrijk vinden.
De afgelopen jaren heb ik veel verschillende draaiboeken voorbij zijn komen: van een paar regels in een mailtje tot meerdere pagina’s tellende Excel-sheets met tientallen kolommen. Op basis van die ervaring heb ik een aantal tips op een rij gezet, mede met het oog op de fotografie. Hebben jullie specifieke vragen? Ik denk graag mee over de planning van jullie trouwdag. En lees ook mijn blog met 25 tips voor de mooiste trouwfoto’s.
Belangrijkste tip voor jullie draaiboek
Een gedetailleerd en gestructureerd draaiboek betekent niet dat elke minuut van de dag volgepland moeten zijn. Liever niet zelfs. Het is juist verstandig om een ruime planning aan te houden, zodat de eerste de beste vertraging niet leidt tot problemen. Uitloop ligt altijd op de loer door bijvoorbeeld de weersomstandigheden, drukte op de weg, of simpelweg omdat jullie wat langer van een moment willen genieten dan waar rekening mee is gehouden. Houd daarom in het draaiboek blokjes van een minimaal een kwartier of van zelfs van een halfuur aan. Liever wat eerder klaar, dan de hele dag moeten haasten.
Wat staat erin het draaiboek van een bruiloft?
In het draaiboek voor jullie bruiloft staan allereerst de tijdstippen en locaties van alle onderdelen van de dag vermeld. Hieronder heb ik voor elk onderdeel een aantal tips op een rijtje gezet. Maar er is meer. Overweeg om telkens te vermelden wie waarvoor verantwoordelijk is. En neem ook de namen en contactgegevens van de (belangrijke) leveranciers op, zoals die van de weddingplanner, fotograaf, videograaf, en DJ. Doe hetzelfde met de gegevens van de ceremoniemeester(s). Op die manier kan iedereen elkaar voor, tijdens en na de bruiloft bereiken.
Alle onderdelen van het draaiboek
Voorbereidingen
Hoeveel tijd er nodig is voor de voorbereidingen verschilt per bruiloft. Gemiddeld genomen duren haar, make-up en het aantrekken van de jurk anderhalf tot twee uur. Mannen zijn minder tijd kwijt: een kwartiertje is vaak al genoeg, tenzij het knopen de stropdas ingewikkelder blijkt dan gedacht. Als fotograaf ben ik er het liefst al die tijd bij. Niet om een stap-voor-stap make-up-tutorial te schieten, wel voor het vastleggen van alle mooie momenten met vrienden en/of familie.
First look
Plan hiervoor een kwartier tot halfuur in. Na de first look willen aanwezige vrienden en familieleden jullie graag nog even komen zeggen hoe mooi jullie eruit zien; dit moment wil je niet afraffelen. Als jullie elkaar pas tijdens de ceremonie voor het eerst zien, dan is dit onderdeel natuurlijk niet van toepassing.
De fotoshoot: wanneer en hoe lang?
Vaak staat de bruidsreportage tussen de voorbereidingen in de ochtend en de ceremonie in de middag op het programma. In dat geval adviseer ik om ongeveer anderhalf uur (exclusief reistijd) in het draaiboek te reserveren. Dat geeft ons voldoende tijd om op een relaxte manier een mooie shoot neer te zetten.
Maar belangrijker nog voor de reportage dan veel tijd is mooi licht. Als het enigszins kan, probeer dan een kwartier tot halfuur rond zonsondergang vrij te houden. In het voor- en najaar valt dat samen met het einde van het diner; een ideaal moment. Veel trouwlocaties bieden voldoende opties voor een korte fotoshoot.
Het is natuurlijk altijd mogelijk dat het net tijdens de bruidsreportage regent. Of dat het te nat is om met een witte jurk door het gras te lopen. Voor dit soort situaties hebben we een backuplocatie nodig. Check mijn blog over het vinden van een binnenlocatie voor de fotoshoot.
Ceremonie
Vaak staat het tijdstip van de ceremonie als eerste vast en wordt de rest van het programma daar omheen gemaakt. Ik heb heel korte (tien minuten) en heel lange (ruim anderhalf uur) ceremonies meegemaakt. Het is aan jullie waar jullie voorkeur naar uitgaat.
Receptie/borrel
In sommige draaiboeken die ik zie, wordt er weinig tijd gereserveerd voor de receptie. Zeker als de ceremonie laat op de dag plaatsheeft én er de wens is om veel groepsfoto’s te maken, blijft er weinig tijd over om te borrelen. Denk er goed over na wat jullie echt belangrijk vinden. De receptie/borrel is samen met het diner het enige moment op de hele dag dat jullie op een relaxte manier en zonder al te veel tijdsdruk met jullie gasten kunnen samenzijn.
Groepsfoto’s
Meestal worden de groepsfoto’s rond borreltijd gepland en dat is ook prima. Indien jullie een lijstje aanhouden van 12-15 verschillende samenstellingen, is een halfuurtje in het draaiboek voldoende. Willen jullie meer groepen? Of hebben jullie speciale wensen? Houd er dan rekening mee dat we meer tijd nodig hebben, die ten koste gaat van het ongedwongen samenzijn met jullie gasten.
Vaak heb ik voorafgaand aan het maken van de groepsfoto’s wat tijd nodig om een goede locatie te scouten en/of flitsers op te zetten. Het is fijn als er voldoende flexibiliteit in het programma zit om (een deel van) de groepsfoto’s uit te stellen als de weersomstandigheden niet meezitten. Een laatste tip: geef de ceremoniemeester de taak om de verschillende groepjes bij elkaar te roepen.
Diner
Het diner duurt meestal tussen de twee en drie uur, vaak met speeches tussen de gangen door. Dat is ruim voldoende om je niet gehaast te voelen (tenzij jullie de openingsdans nog moeten oefenen ;-)). Reserveer eventueel een kwartier tot halfuur aan het einde van het diner voor een fotoshoot bij avondlicht.
Feest
De feestavond begint meestal rond 20.30u en gaat door het middernacht. Soms gebeurt het wel eens dat het diner nog gaande is, terwijl de avondgasten al binnenkomen. Zeker als de ruimtes niet gescheiden zijn, kan dat ongewenst zijn; houd daar rekening mee in het draaiboek. Als jullie de fotograaf maar voor een uurtje op het feest hebben geboekt, is het niet handig als de openingsdans later plaatsheeft dan gepland.
Voorbeeld van een draaiboek
Hoe ziet nu het draaiboek van een bruiloft er precies uit? Dat bepalen jullie natuurlijk helemaal zelf; het belangrijkste is dat in elk geval iets over de planning op papier staat. Hieronder heb ik, op basis van mijn ervaring met bruiloften en draaiboeken, een voorbeeld gemaakt.
- 09.00u Start voorbereidingen
- 11.15u First look
- 11.30u Vertrek naar fotoshootlocatie
- 11.45u Fotoshoot
- 13.15u Eind fotoshoot, vertrek naar trouwlocatie
- 13.30u Aankomst op trouwlocatie
- 14.00u Ceremonie
- 15.00u Taart aansnijden
- 15.15u Receptie/borrel (eventueel groepsfoto’s)
- 17.30u Diner
- 20.30u Feest
- 00.00u Einde feest
Maak ook een draaiboek voor kleine bruiloften
Een draaiboek is er niet alleen voor grote bruiloften op luxe locaties. Ook als jullie gaan voor een kleine en ongedwongen dag in de eigen achtertuin is het verstandig de planning op papier te zetten. Juist om te voorkomen dat jullie op de dag zelf in de stress schieten omdat onderdelen worden vergeten, of omdat er ergens te weinig tijd voor blijkt te zijn. Een goed draaiboek met een ruime planning maakt dat jullie zonder zorgen kunnen genieten van jullie trouwdag.
Jeroen Savelkouls
Hi, ik ben Jeroen, verhalenverteller en trouwfotograaf. Graag vertel ik jullie unieke verhaal met foto’s van spontane momenten en echte emoties. Mijn fotografie is gebaseerd op journalistiek. Dat betekent dat ik liever observeer dan regisseer, vanaf de vroege ochtend in de make-upstoel tot in de kleine uurtjes op de dansvloer. Jullie verhaal staat centraal.
Ik werk sinds 2016 als trouwfotograaf. Jaarlijks leg ik zo’n dertig bruiloften in binnen- en buitenland vast. Ik ben actief in onder meer Nijmegen, Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, Arnhem en Den Bosch. En graag reis ik met jullie mee naar Italië, Frankrijk of een ander mooi oord voor een destination wedding.
De afgelopen jaren mocht ik awards winnen bij onder andere bij Masters of Wedding Photography en This is Reportage. Mijn foto’s zijn gepubliceerd op fotografiewebsites zoals SLR Lounge, Fstoppers en Rangefinder.
Meer over mij
